SMART metode ir mērķu formulēšanas ietvars, ar kura palīdzību ieceres tiek definētas tā, lai tās būtu konkrētas, izmērāmas, sasniedzamas, nozīmīgas un ierobežotas laikā. Tās būtība nav vienkārši uzlabot formulējumus pašmērķīgi, bet gan definēt mērķus tik precīzi, lai vispār būtu iespējama plānošana, vadība un izvērtēšana. Tieši projektu vadībā tas ir īpaši svarīgi, jo neskaidri mērķi gandrīz vienmēr rada interpretācijas atšķirības, prioritāšu konfliktus un nevajadzīgu saskaņošanas slogu. 1https://asana.com/resources/how-project-objectives 2https://www.mindtools.com/a4wo118/smart-goals/
Projektos SMART metode ir nozīmīga tāpēc, ka tā jau no paša sākuma piespiež ieceri formulēt skaidri, pārbaudāmi un īstenojami. Mērķis, piemēram, “uzlabot sadarbību”, izklausās ticams, taču operatīvi tas ir vājš. Tikai tad, kad ir skaidrs, kas tieši ir jāuzlabo, pēc kā būs redzams progress un līdz kuram brīdim jābūt sasniegtam rezultātam, tas kļūst par pietiekami stingru pamatu projekta plānošanai un vadībai. 3https://asana.com/resources/smart-goals 4https://www.smartsheet.com/content/project-management-smart-goals
Tajā pašā laikā ir svarīgi precīzi nošķirt jēdzienus. Mūsdienās ar SMART metodi parasti saprot kritēriju ietvaru mērķu formulēšanai. Taču pastāv arī atsevišķs SMART Project Management modelis, ko izstrādājis Francis T. Hartman, un tajā SMART neapzīmē klasiskos mērķu kritērijus, bet plašāku vadības pieeju. Šī jēdzienu pārklāšanās regulāri rada pārpratumus. 5https://www.pmi.org/learning/library/smart-style-better-project-management-4605 6https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0263786303001388
Kas ir SMART metode? #
SMART metode ir mērķu definēšanas ietvars. Mūsdienās visizplatītākajā formā SMART parasti nozīmē Specific, Measurable, Achievable, Relevant un Time-bound. Dažos avotos sastopamas nedaudz atšķirīgas versijas, piemēram, “Attainable” vārda “Achievable” vietā vai “Realistic” vārda “Relevant” vietā. Taču būtība nemainās: mērķim jābūt formulētam tā, lai tas būtu skaidrs, pārbaudāms un īstenojams reālistiskā ietvarā. 7https://asana.com/resources/smart-goals 8https://www.atlassian.com/blog/productivity/how-to-write-smart-goals
Vēsturiski SMART loģiku bieži saista ar George T. Doran, kurš 1981. gadā publicēja labi zināmu vadības skatījumu uz precīzāku mērķu formulēšanu. Vēlāk praksē šī pieeja tika plaši popularizēta un izmantota dažādās variācijās. Tāpēc no profesionāla viedokļa precīzāk ir runāt par nostiprinātu mērķu formulēšanas ietvaru, nevis pilnīgi vienotu un nemainīgu oriģinālmetodi. 9https://www.pmi.org/learning/library/project-benefit-management-8957 10https://www.mindtools.com/a4wo118/smart-goals/
| Elements | Pamatjautājums | Nozīme projektu kontekstā |
|---|---|---|
| Konkrēts | Kas tieši jāsasniedz? | Samazina interpretācijas iespējas. |
| Izmērāms | Pēc kā atpazīt panākumu? | Padara progresu un mērķa sasniegšanu novērtējamu. |
| Sasniedzams | Vai mērķis ir reālistisks dotajos apstākļos? | Savieno ambīciju ar īstenojamību. |
| Nozīmīgs | Kāpēc šis mērķis ir svarīgs? | Nodrošina saikni ar ieguvumu, stratēģiju un prioritātēm. |
| Ierobežots laikā | Līdz kuram brīdim mērķis jāsasniedz? | Rada saistību un plānojamību. |
Ko SMART nozīmē projektu vadībā? #
Ikdienas lietojumā ar SMART projektu vadībā visbiežāk saprot to, ka projekta mērķi tiek formulēti pēc SMART kritērijiem. Tas var attiekties uz projekta mērķiem, starpmērķiem, darba paketēm, panākumu rādītājiem vai atskaites punktu loģiku. Šī metode pati par sevi nav pilnīga projektu vadības sistēma, bet gan mērķu formulēšanas ietvars, kas padara citus vadības instrumentus precīzākus. 11https://asana.com/resources/how-project-objectives 12https://www.smartsheet.com/content/project-management-smart-goals
No tā jānošķir patstāvīgais SMART Project Management modelis, ko izstrādājis Francis T. Hartman. Šajā pieejā, pēc PMI skaidrojuma, SMART nozīmē Strategically Managed, Aligned, Regenerative work environment un Transitional management. Tātad te runa ir par plašāku vadības pieeju, nevis mūsdienās ierasto mērķu formulēšanas loģiku ar Specific, Measurable, Achievable, Relevant un Time-bound. Tāpēc, rakstot par “smart projektu vadību”, šo atšķirību vajag skaidri nosaukt. 13https://www.pmi.org/learning/library/smart-style-better-project-management-4605 14https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0263786303001388
| Jēdziens | Ko ar to parasti domā | Ko tas nozīmē |
|---|---|---|
| SMART metode | Mērķu formulēšanas ietvars | Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound |
| SMART projektu vadībā | Pēc SMART formulēti projekta mērķi | Skaidri definēti, izmērāmi un laikā ierobežoti mērķi projektā |
| SMART Project Management | Patstāvīga vadības pieeja pēc Hartman | Strategically Managed, Aligned, Regenerative, Transitional |
Kāpēc SMART metode projektu vadībā ir tik noderīga? #
SMART metode projektu vadībā ir īpaši noderīga tāpēc, ka tā samazina neskaidrību. Neskaidri mērķi parasti noved pie tā, ka iesaistītajām pusēm ir atšķirīgas gaidas, komandas atšķirīgi prioritizē darbu un progresu ir grūti novērtēt. Savukārt skaidri mērķi rada kopīgu valodu plānošanai, vadībai un pārskatīšanai. 15https://asana.com/resources/how-project-objectives 16https://www.atlassian.com/software/confluence/templates/smart-goals
Papildus tam SMART loģika palīdz arī darbā ar projekta tvēruma nekontrolētu paplašināšanos. Ja projekta mērķis ir noformulēts precīzi, izmaiņu pieprasījumus var izvērtēt daudz labāk: vai tie skaidri palīdz sasniegt mērķi, vai tikai neskaidri paplašina projekta apjomu? Tieši projektos ar daudz iesaistītajām pusēm tā ir praktiska priekšrocība, jo mērķa skaidrība dod ne tikai virzienu, bet arī robežas. 17https://www.smartsheet.com/content/project-management-smart-goals
- Skaidrākas gaidas: visi iesaistītie labāk saprot, uz ko projekts virzās.
- Labāka prioritizēšana: darbības vieglāk vērtēt pēc ieguldījuma mērķa sasniegšanā.
- Izmērāma vadība: progress kļūst pārbaudāms, nevis balstīts sajūtās.
- Mazāk interpretācijas brīvības: tas samazina berzi saskaņošanā un atbildībā.
- Lielāka noturība pret izmaiņu pieprasījumiem: vieglāk pamanīt projekta tvēruma izplūšanu.
Pieci SMART kritēriji detalizēti #
1. Konkrēts: mērķim jābūt nepārprotamam #
Konkrēts mērķis skaidri pasaka, kas ir jāsasniedz. Miglaini formulējumi, piemēram, “uzlabot sadarbību” vai “palielināt kvalitāti”, projektu vadībā ir pārāk neskaidri, jo nav saprotams, uz kuru jomu tie attiecas. Konkrēts mērķis savukārt precīzi nosaka tēmu, ietekmi un kontekstu. 18https://asana.com/resources/smart-goals 19https://www.atlassian.com/blog/productivity/how-to-write-smart-goals
2. Izmērāms: progresam jābūt saskatāmam #
Izmērāms mērķis padara panākumus pārbaudāmus. Tas nenozīmē, ka katrs mērķis obligāti jāapraksta tikai ar vienu skaitli. Taču ir jābūt skaidram, pēc kādiem kritērijiem var redzēt, vai projekts virzās uz priekšu vai ne. Bez izmērāmības ātri rodas situācija, kurā visi redz lielu darba apjomu, bet neviens nevar droši pateikt, vai patiesais mērķis vispār tuvojas. 20https://asana.com/resources/how-project-objectives 21https://www.atlassian.com/software/confluence/templates/smart-goals
3. Sasniedzams: ambīcijai vajag reālistisku ietvaru #
Mērķis drīkst būt izaicinošs, taču tas nedrīkst atrasties ārpus reāli pieejamiem resursiem, kompetencēm un ierobežojumiem. Projektu vadībā tas ir īpaši svarīgi, jo mērķi vienmēr ir saistīti ar budžetu, laiku, pieejamību, riskiem un atkarībām. Tāpēc “sasniedzams” nenozīmē ērtu, bet gan pamatotu. 22https://asana.com/resources/smart-goals 23https://www.smartsheet.com/content/project-management-smart-goals
4. Nozīmīgs: mērķim jāatbilst projekta ieguvumam #
Nozīmīgs mērķis dod ieguldījumu reālā ieguvumā. Projektu vadībā tas nozīmē, ka mērķim ir jābūt skaidri saistītam ar gaidāmo projekta rezultātu, iesaistīto pušu vajadzībām vai stratēģisku prioritāti. Pat ļoti precīzi noformulēts, bet saturiski mazsvarīgs mērķis joprojām būs vājš. 24https://www.atlassian.com/software/confluence/templates/smart-goals 25https://www.pmi.org/learning/library/project-benefit-management-8957
5. Ierobežots laikā: bez termiņa nav vadāmības #
Laikā ierobežots mērķis pārvērš ieceri saistošā gaidā. Tieši projektu vadībā laika dimensija ir centrāla, jo bez tās mērķus gandrīz nav iespējams sasaistīt ar atskaites punktiem, pārskatīšanas cikliem, resursu plānošanu un progresa vadību. Mērķis bez laika horizonta bieži paliek tikai vispārīga vēlme. 26https://asana.com/resources/how-project-objectives 27https://www.atlassian.com/blog/productivity/how-to-write-smart-goals
SMART metode un projektu vadība: kā pareizi formulēt projekta mērķus #
SMART metodes praktiskā lietošana nesākas ar shēmas mehānisku aizpildīšanu, bet ar rūpīgu mērķa noskaidrošanu. Vispirms jābūt saprotamam, kāds projekta rezultāts vispār ir jāsasniedz. Tikai pēc tam ir jēga pārbaudīt formulējumu pēc pieciem SMART kritērijiem. Ja šo soli izlaiž, bieži tiek iegūta tikai precīzāk formulēta neskaidrība.
- Noskaidro projekta nolūku: kādu problēmu projektam jāatrisina vai kādu rezultātu tam jāradA?
- Nošķir mērķi no uzdevumiem: mērķis apraksta rezultātu, nevis darbību sarakstu.
- Nosaki mērījumu kritērijus: pēc kā tieši būs redzams, ka mērķis ir sasniegts?
- Pārbaudi ierobežojumus: vai laiks, budžets, kapacitāte un atkarības atbilst mērķim?
- Nosaki laika horizontu: līdz kuram brīdim jāsasniedz vēlamais stāvoklis?
- Saskaņo ar iesaistītajām pusēm: vai galvenie dalībnieki mērķi saprot vienādi?
SMART metode būtībā operacionalizē tikai to, kas labi definētiem mērķiem ir raksturīgs jebkurā gadījumā: tikai tad, kad ir skaidrs mērķa stāvoklis, mērīšanas kritērijs un laika horizonts, iecere kļūst par vadāmu uzdevumu. Projektu vadībā tas ir īpaši svarīgi, jo mērķim šeit jābūt ne tikai motivējošam, bet arī plānojamam un vadāmam.
SMART mērķu piemēri projektu vadībā #
Vislabāk to, vai mērķis ir formulēts pēc SMART loģikas, var redzēt piemēros. Tālāk redzamais salīdzinājums parāda, kā no miglainas projekta ieceres izveidot vadāmu mērķi.
| Neskaidrs formulējums | SMART loģikā formulēts mērķis | Kāpēc otra versija ir stiprāka |
|---|---|---|
| Uzlabot projekta komunikāciju | Līdz 3. ceturkšņa beigām samazināt vidējo atbildes laiku uz iekšējiem projekta pieprasījumiem no 3 dienām līdz 1 darba dienai. | Tā nosauc jomu, mērierādītāju un termiņu. |
| Padarīt ieviešanas posmu efektīvāku | Sešu mēnešu laikā samazināt laiku līdz formālai projekta apstiprināšanai jaunām iniciatīvām par 20 %. | Tā padara mērķa stāvokli konkrēti pārbaudāmu. |
| Paaugstināt kvalitāti | Līdz projekta noslēgumam palielināt bez papildu labošanas apstiprināto nodevumu īpatsvaru līdz 90 %. | Tā sasaista kvalitāti ar skaidru panākumu rādītāju. |
| Labāk kontrolēt budžetu | Esošajā projektā līdz nākamajam pārskatīšanas ciklam ierobežot novirzi starp plānotajām un faktiskajām izmaksām līdz mazāk nekā 5 %. | Tā padara vadības prasību praktiski īstenojamu. |
Kur projekta dzīves ciklā SMART metode ir īpaši noderīga? #
SMART metode nav noderīga tikai projekta sākumā. Tā var palīdzēt vairākās projekta dzīves cikla fāzēs, ja vien tiek saglabāta skaidrība, ka tā asinA mērķus, nevis aizstāj visu projektu vadības sistēmu.
| Projekta fāze | SMART metodes ieguvums | Tipisks pielietojums |
|---|---|---|
| Iniciēšana | Precizē mērķus un konkretizē projekta nolūku | Projekta mērķis, ieguvuma pamatojums, iesaistīto pušu gaidas |
| Plānošana | Palīdz skaidri noteikt mērierādītājus un laika ietvaru | Atskaites punkti, panākumu kritēriji, mērķa parametri |
| Izpilde | Atvieglo vadību un prioritizēšanu | Pārskati, noviržu izvērtēšana, izmaiņu pieprasījumi |
| Kontrole | Padara progresu pārbaudāmu | Mērķa sasniegšana, KPI uzraudzība, statusa ziņojumi |
| Noslēgums | Ļauj novērtēt rezultātu pret sākotnējo mērķi | Plāna un fakta salīdzinājums, gūtās mācības, ieguvuma izvērtējums |
SMART metodes robežas #
SMART metode ir noderīga, taču tā nav universāli pietiekama visās situācijās. Īpaši izpētes, inovāciju vai ļoti zināšanu ietilpīgos uzdevumos pārāk stingrs orientējums uz izpildes rezultātu var būt problemātisks. Locke un Latham mērķu teorija norāda, ka uzdevumos, kuros zināšanas vai stratēģija vēl tikai jāizstrādā, mācīšanās mērķi bieži var būt piemērotāki nekā tīri izpildes mērķi. 28https://www.decisionskills.com/uploads/5/1/6/0/5160560/locke_latham_2019_the_development_of_goal_setting_theory_50_years.pdf 29https://med.stanford.edu/content/dam/sm/s-spire/documents/PD.locke-and-latham-retrospective_Paper.pdf
Projektu vadībā tas nozīmē, ka ne katru sarežģītu situāciju no paša sākuma var pilnībā pārtulkot stingros SMART mērķos. Sākumposmos reizēm ir lietderīgāk vispirms definēt hipotēzes, mācīšanās ciklus vai lēmumu jautājumus un tikai vēlāk palielināt mērķa precizitāti. Turklāt projekta mērķi var mainīties, ja parādās jauna informācija. Šādos gadījumos izmaiņas jāvada apzināti, nevis jāievieš neformāli. 30https://asana.com/resources/how-project-objectives 31https://www.decisionskills.com/uploads/5/1/6/0/5160560/locke_latham_2019_the_development_of_goal_setting_theory_50_years.pdf
SMART metode vai OKR? #
SMART metode un OKR nebalstās pilnīgi vienādā loģikā. Kamēr SMART galvenokārt palīdz precīzi formulēt atsevišķus mērķus, OKR savieno kvalitatīvus objectives ar izmērāmiem key results un tāpēc ir īpaši piemērots plašākām vadības sistēmām ar vairākiem līmeņiem komandās un organizācijās. Mazākiem projektiem vai skaidri norobežotiem mērķa stāvokļiem SMART bieži ir pietiekams. Savukārt daudzlīmeņu mērķu sistēmām piemērotāks var būt OKR.
| Aspekts | SMART metode | OKR |
|---|---|---|
| Mērķis | Precīzi formulēt mērķus | Izveidot mērķu sistēmu ar vadības loģiku |
| Stiprā puse | Skaidrība un atsevišķu mērķu pārbaudāmība | Virziena saskaņošana un progresa vadība vairākos līmeņos |
| Tipiska lietošana | Projekta mērķi, starpmērķi, operatīvas ieceres | Komandu un uzņēmumu mērķi, ceturkšņa vadības cikli |
| Ierobežojums | Pie lielas nenoteiktības var būt pārāk šaura | Prasa vairāk disciplīnas pārskatīšanā un vadībā |
Tipiskākās kļūdas SMART metodes lietošanā #
- Uzdevumi tiek formulēti kā mērķi: “novadīt trīs darbnīcas” vēl nav rezultāts.
- Izmērāmība tiek imitēta: skaitļi palīdz tikai tad, ja tie patiešām kaut ko pasaka par mērķa sasniegšanu.
- Pārāk liela vienkāršošana: sarežģītiem projektiem reizēm vajadzīgi mācīšanās mērķi vai starploģikas.
- Nav pārbaudīta nozīmība: precīzi formulēts mērķis ir bezvērtīgs, ja tas stratēģiski nav svarīgs.
- Nav saskaņošanas ar iesaistītajām pusēm: ja galvenie dalībnieki mērķi saprot atšķirīgi, arī labs formulējums nepalīdzēs.
- SMART tiek sajaukts ar pilnīgu projektu vadības sistēmu: metode neaizstāj ne plānošanu, ne risku vadību, ne pārvaldību.
Secinājums #
SMART metode ir praktisks un stabils ietvars, kas palīdz mērķus padarīt skaidrākus, pārbaudāmākus un vadāmākus. Tieši projektu vadībā tas ir vērtīgi, jo daudzas problēmas nerodas izpildes posmā, bet gan neskaidru gaidu, nepietiekami tīri formulētu mērķu un vājas izvērtējamības dēļ. SMART palīdz šo neskaidrību mazināt. 32https://asana.com/resources/how-project-objectives 33https://www.atlassian.com/software/confluence/templates/smart-goals
Tomēr svarīga ir jēdzieniskā precizitāte. Vairumā gadījumu ar “SMART” projektu vadībā domā labi zināmo mērķu formulēšanas metodi ar konkrētiem, izmērāmiem, sasniedzamiem, nozīmīgiem un laikā ierobežotiem mērķiem. Līdztekus tai pastāv arī Hartman SMART Project Management kā patstāvīga vadības pieeja, kas apzīmē ko citu. Profesionālā darbā šīs abas lietas jānošķir skaidri. 34https://www.pmi.org/learning/library/smart-style-better-project-management-4605 35https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0263786303001388
Galvenais princips ir vienkāršs: SMART metode ir visstiprākā tad, ja to neuztver kā stingu veidlapu, bet gan kā domāšanas ietvaru mērķa skaidrībai. Tā būtiski uzlabo projekta mērķu kvalitāti, taču neaizstāj vajadzību profesionāli vadīt sarežģītību, nenoteiktību un izmaiņas.
BUJ #
Kas ir SMART metode vienā teikumā? #
SMART metode ir mērķu definēšanas ietvars, kurā mērķi tiek formulēti kā konkrēti, izmērāmi, sasniedzami, nozīmīgi un laikā ierobežoti. 36https://asana.com/resources/smart-goals
Ko SMART nozīmē projektu vadībā? #
Visbiežāk ar to saprot to, ka projekta mērķi tiek formulēti pēc SMART kritērijiem. Papildus tam pastāv arī atsevišķs SMART Project Management modelis pēc Francis T. Hartman, kas apzīmē ko citu. 37https://www.pmi.org/learning/library/smart-style-better-project-management-4605
Vai SMART metode ir tas pats, kas OKR? #
Nē. SMART pirmkārt ir ietvars atsevišķu mērķu precīzai formulēšanai. OKR ir plašāka mērķu sistēma, kas objectives savieno ar izmērāmiem key results. 38https://www.whatmatters.com/faqs/okr-meaning-definition-example
Kur ir SMART metodes robežas? #
Šī metode var būt pārāk šaura ļoti nenoteiktos, izpētes vai zināšanu ietilpīgos uzdevumos. Šādos gadījumos lietderīgāki var būt mācīšanās mērķi vai pakāpeniska mērķu precizēšana, nevis pārāk agri uzspiests stingrs izpildes ietvars. 39https://www.decisionskills.com/uploads/5/1/6/0/5160560/locke_latham_2019_the_development_of_goal_setting_theory_50_years.pdf
Vai SMART metode palīdz pret projekta tvēruma nekontrolētu paplašināšanos? #
Tā var palīdzēt, jo skaidri definēti mērķi ļauj labāk izvērtēt izmaiņu pieprasījumus. Tā automātiski neaptur tvēruma izplūšanu, taču rada daudz labāku pamatu, lai paplašinājumus pārbaudītu un nošķirtu. 40https://www.smartsheet.com/content/project-management-smart-goals
Citations #
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- 7
- 8
- 9
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
- 19
- 20
- 21
- 22
- 23
- 24
- 25
- 26
- 27
- 28
- 29
- 30
- 31
- 32
- 33
- 34
- 35
- 36
- 37
- 38
- 39
- 40
